结束讨论，不等于抹去讨论

资料核对完成后，经办人把右侧批注点成已解决，文档旁边顿时清爽了许多。后来同事打开批注列表，又看见原来的问答。这不一定是保存失败，也不一定有人重新添加了同样的批注；需要先辨认它现在的状态。

微软关于Word现代批注的帮助说明，上下文视图隐藏已解决的讨论，列表视图则包含活动和已解决批注。已解决线程还可以重新打开，再出现在上下文位置。因此，已解决表达的是讨论处理状态，不是把这段内容从文件中删除。

需要留存的依据在哪里

在自编资料场景中，同事询问说明书里的日期依据，负责人查证后在批注中回复，并关闭线程。下次复核时，可以从列表找到这段记录，确认当时依据和答复；如果发现还有问题，按协作流程重新打开，而不是凭记忆新建一条内容不完整的讨论。

另一方面，关闭线程并不会替经办人核实正文日期。正文有没有真正修改、修改是否正确，仍要打开对应段落检查。讨论结束与内容完成可以有关联，却不是同一个软件动作；不能只数剩余批注有几条就签认所有资料正确。

准备外发时另做检查

若交付要求不包含内部讨论，应在获授权的交付副本中检查批注和其他标记，按单位既有规则处理，而不是把已解决当成清除敏感信息的方法。原始协作记录是否保存、保存多久，也不由一次排版操作决定。

不同Word版本的菜单外观可能不同，先确认正在使用的版本和视图。本文没有删除或修改真实文档，也不声称隐藏的批注一定会出现在每一种导出结果中。交付文件保存、导出之后，应重新打开实际准备发送的那份，确认读者能看到什么以及不该包含什么。

资料依据：Microsoft现代批注说明。